檔案室是包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等各機關統一保存和管理本機關檔案的內部機構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構。檔案室是全國檔案工作的基礎，是為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，是存儲重要資料、文書、機關檔案等貴重資料的防護區。我國檔案室按類型可分為普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、聯合檔案室、檔案信息中心。由此可知，檔案室一旦發生火災，對于各機關影響重大，損失慘重。

根據火災類型來看，檔案室火災主要是紙制品及電子存儲產品引起的固體火災，屬于A類火災。根據《建筑滅火器配置設計規范》GB50140規定A類火災應選擇水型滅火器、磷酸銨鹽干粉滅火器、泡沫滅火器或鹵代烷滅火器。為了保護貴重物資免受不必要的污漬損失，滅火器的選擇需要考慮到被保護物品的污損程度。使用干粉滅火器滅火后會對檔案資料有一定的污染作用，且難以清潔，而水型滅火器和泡沫滅火器在滅火也會造成一定的污損作用，因此這三種都不建議使用。根據“蒙特利爾公約議定書”鹵代烷滅火器已被潔凈氣體滅火器取代，所以檔案室的滅火器可選擇的手提二氧化碳、手提七氟丙烷等潔凈氣體滅火器來輔助滅火。

氣體滅火系統是滅火劑以氣體或液體狀態存貯于壓力容器內，滅火時以氣體（包括蒸汽、氣霧）狀態噴射的滅火系統。氣體滅火劑屬于潔凈氣體，具有不導電、一般不造成二次污染、滅火效能高等特點，是撲救電子設備、精密儀器設備、貴重儀器和檔案圖書等紙質、絹質或磁介質材料信息載體的良好滅火劑。常見的氣體滅火系統主要包括七氟丙烷、高壓二氧化碳、IG541等滅火系統。